En 30 segundos
Resumen ejecutivoEl hallazgo
En Takumi360 hemos observado un patrón recurrente en empresas que enfrentan implementaciones tecnológicas, automatización y procesos de transformación digital:
La empresa compra tecnología antes de construir la capacidad organizacional necesaria para implementarla.
Existe presupuesto. Existe proveedor. Existe una solución técnicamente viable. Existe incluso una fecha comprometida.
Pero cuando comienza la implementación aparecen preguntas mucho más difíciles:
- ¿Quién lidera realmente el proyecto?
- ¿Quién toma las decisiones?
- ¿Qué procesos deben cambiar?
- ¿Quién coordina al proveedor con las áreas internas?
- ¿Cómo se gestionan riesgos, dependencias y cambios de alcance?
- ¿Cómo sabremos que la inversión produjo el resultado esperado?
Cuando esas respuestas no están claras, el problema deja de ser tecnológico. Pasa a ser un problema de capacidad de ejecución.
Una tecnología implementada no es necesariamente una transformación
Instalar un CRM no transforma automáticamente el proceso comercial. Implementar un ERP no garantiza mejores decisiones. Automatizar una tarea no corrige necesariamente un proceso mal diseñado. Incorporar inteligencia artificial tampoco asegura productividad.
La tecnología puede estar funcionando perfectamente y, aun así, el proyecto no generar el impacto esperado.
Porque entre comprar tecnología y obtener resultados existe una capa que muchas organizaciones subestiman: la ejecución.
Lo que normalmente ocurre
Cuando esa capa no ha sido diseñada, comienzan a aparecer síntomas conocidos:
- Responsables poco claros.
- Decisiones tardías.
- Cambios constantes de alcance.
- Áreas con prioridades diferentes.
- Datos que no estaban preparados.
- Procesos que se descubren durante la implementación.
- Integraciones que aparecen tarde.
- Dependencia excesiva del proveedor.
- Retrabajos.
- Usuarios que no adoptan la solución.
- Fechas que comienzan a desplazarse.
Cada problema parece independiente. Pero muchas veces todos tienen el mismo origen:
El proyecto comenzó antes de que la organización definiera cómo iba a gobernarlo.
El proveedor no puede transformar solo a la empresa
Este es otro punto que observamos con frecuencia. La organización contrata una solución tecnológica y, de manera implícita, espera que el proveedor también conduzca la transformación.
Pero el proveedor normalmente conoce muy bien:
- Su plataforma.
- La configuración.
- La arquitectura.
- La implementación técnica.
No necesariamente conoce:
- Las prioridades internas.
- Los conflictos entre áreas.
- Los procesos informales.
- Las restricciones operacionales.
- La cultura.
- La gestión del cambio.
- Dónde está realmente el valor para el negocio.
Por eso existe una responsabilidad que no puede delegarse completamente:
El costo que normalmente no aparece en el proyecto
Cuando una implementación se desvía, solemos mirar presupuesto y plazo. Pero existen otros costos menos visibles.
Costo de coordinación
Horas de gerentes, usuarios y especialistas tratando de resolver problemas que pudieron anticiparse.
Costo de retrabajo
Configuraciones, procesos, datos e integraciones que deben realizarse nuevamente.
Costo de oportunidad
Beneficios que deberían estar ocurriendo pero todavía no llegan.
Este último puede ser especialmente relevante.
Si una solución debía generar un ahorro mensual de $10 millones y comienza a producir resultados cuatro meses después de lo previsto:
El proyecto puede incluso terminar dentro de presupuesto. Y aun así haber destruido valor.
El indicador que deberíamos comenzar a mirar
Time-to-Value
Dos empresas pueden comprar exactamente la misma tecnología. Una obtiene resultados en seis meses. La otra necesita dieciocho.
Hasta obtener resultados.
Hasta obtener resultados.
La diferencia competitiva no está necesariamente en la herramienta. Está en la capacidad de implementarla.
Nuestro aprendizaje
Este patrón nos llevó a una conclusión:
La madurez digital de una organización no debería medirse solamente por las tecnologías que utiliza.
También debería medirse por su capacidad para convertir esas tecnologías en resultados.
En Takumi360 llamamos a esto:
La capacidad de una organización para transformar una inversión tecnológica en un resultado operacional y económico concreto.
Esa capacidad combina, al menos, seis dimensiones:
Estrategia
¿Qué problema de negocio estamos resolviendo?
Gobierno
¿Quién decide y quién responde por el resultado?
Procesos
¿Qué debe cambiar realmente?
Personas
¿Quién debe modificar su forma de trabajar?
Tecnología y datos
¿Qué necesita la solución para funcionar correctamente?
Valor
¿Cómo sabremos que la inversión produjo el resultado esperado?
No toda empresa necesita una PMO
También hemos aprendido algo importante. La respuesta no es crear burocracia. Un proyecto pequeño no necesita la misma estructura que una transformación corporativa.
Pero toda iniciativa relevante sí necesita una arquitectura de ejecución proporcional a su complejidad y riesgo.
Puede tomar distintas formas:
- Project Manager.
- PMO.
- PMO as a Service.
- Program Manager.
- Comité de proyecto.
- Una estructura híbrida.
El nombre es secundario. Lo importante es que alguien asegure que existan:
Una prueba rápida
Antes de comenzar una implementación tecnológica relevante, prueba responder estas diez preguntas:
- ¿Qué problema concreto estamos resolviendo?
- ¿Qué resultado esperamos obtener?
- ¿Quién es dueño de ese resultado?
- ¿Quién toma las decisiones?
- ¿Qué procesos deben cambiar?
- ¿Qué datos necesitamos?
- ¿Qué personas deberán cambiar su manera de trabajar?
- ¿Qué podría impedir el resultado?
- ¿Quién coordina todas estas variables?
- ¿Cómo mediremos si la inversión funcionó?
Si varias respuestas son ambiguas, hay una señal.
Quizás el proyecto todavía no está listo para comenzar.
Insight Takumi360
La capacidad de implementarla sí.
En un mercado donde acceder a CRM, ERP, automatización, RPA, IA y nuevas plataformas será cada vez más fácil, la ventaja competitiva puede desplazarse.
Ya no estará solamente en qué tecnología compra una empresa. Estará en qué tan rápido y efectivamente consigue convertirla en resultados.
Por eso, antes de preguntar: «¿Qué tecnología deberíamos implementar?», conviene hacer una pregunta anterior:
¿Tenemos la capacidad organizacional para implementarla bien?
Porque el verdadero cuello de botella de la transformación digital puede no estar en la tecnología. Puede estar en la organización que debe ejecutarla.
Hipótesis Takumi360
¿Cómo comprobarlo?
Comparando proyectos según:
- Desviación de plazo.
- Desviación presupuestaria.
- Horas de retrabajo.
- Cambios de alcance.
- Riesgos materializados.
- Tiempo hasta adopción.
- Time-to-Value.
- Porcentaje del beneficio esperado efectivamente capturado.
Si esos indicadores mejoran a medida que aumenta la madurez de ejecución, la hipótesis queda respaldada.
Si no existe diferencia significativa, deberá revisarse.
La pregunta que dejamos abierta
¿Tu empresa tiene un problema de tecnología o un problema de capacidad para implementarla?
A veces parecen lo mismo. No lo son.
Takumi360
Ver mejor. Decidir mejor.
Convierte tu inversión tecnológica en resultados.
Revisemos el objetivo, los responsables, los procesos que deben cambiar y cómo medir el valor de tu próxima implementación.
Conversemos 30 minutos